ScaleUP ×
MeSchool
Đặt lịch tư vấn →
Case Study · MeSchool

Tỷ lệ chuyển đổi tăng 100% — sau khi chuẩn hoá Telesales tuyển sinh cùng ScaleUP

Hành trình ba chương của một chuỗi mầm non giáo dục chuyển hoá: từ đội ngũ Telesales hoạt động tự phát — phụ thuộc cá nhân, missed call cao, leads rơi rụng — đến một hệ thống tuyển sinh chuẩn hoá, sẵn sàng nhân bản cho mỗi cơ sở mới.

Ngành: Giáo dục mầm non chuyển hoá Quy mô: hơn 12 cơ sở toàn quốc, ra đời từ 2014 Thời gian đọc: 5 phút
Cô giáo MeSchool đang dạy một bé nhỏ trong không gian cây xanh — minh hoạ tinh thần giáo dục chuyển hoá
Milestone · Bước ngoặt Telesales
Chuyển đổi +100%

Cuộc gọi nhỡ giảm từ 34% xuống 1%, follow-up từ 16% lên 81% — phễu tuyển sinh trở nên dày, ổn định và sẵn sàng cho mỗi cơ sở mở mới.

+100%
Chuyển đổi lead → khách hàng
34→1%
Cuộc gọi nhỡ giảm sâu
16→81%
Tỷ lệ follow-up
+30%
Chốt hẹn
+30%
Khách tới hẹn
-20%
Chi phí quảng cáo / khách
+100%
Hiệu suất nhân viên
01 · Tình huống

Một chuỗi mầm non chuyển hoá đang mở rộng nhanh — và bài toán tuyển sinh đi kèm

Bắt đầu từ năm 2014, MeSchool được xây dựng từ khát khao của một người mẹ — mong muốn tạo ra ngôi trường nơi trẻ được tự do khám phá, hoà mình vào thiên nhiên, được là chính mình và được yêu thương.

Với sứ mệnh giúp trẻ khai phóng nhận thức và phát huy trọn vẹn tiềm năng, chuỗi mầm non giáo dục chuyển hoá MeSchool đã mở rộng lên hơn 12 cơ sở trên toàn quốc và đang tiếp tục phát triển. Mỗi cơ sở mới mở ra là một cánh cửa thêm cho phụ huynh tin gửi gắm con em mình.

Nhưng cũng chính tốc độ mở rộng nhanh đó lại đặt ra một bài toán mà MeSchool — và rất nhiều chuỗi giáo dục khác — đều đang phải đối mặt: hệ thống tuyển sinh không theo kịp tốc độ tăng trưởng.

Lễ khai trương cơ sở MeSchool — Grand Opening Campus VSIP Hải Phòng với chủ đề The Tree of Happiness
Lễ khai trương cơ sở MeSchool — minh chứng cho tốc độ mở rộng liên tục của chuỗi
02 · Vấn đề

Năm tín hiệu báo động — đe doạ khả năng lấp đầy mỗi cơ sở mở mới

Khi đội ngũ lãnh đạo MeSchool nhìn vào bức tranh tuyển sinh tổng thể, một loạt tín hiệu báo động hiện lên cùng lúc — đe doạ trực tiếp đến khả năng lấp đầy học sinh khi mở thêm cơ sở mới:

Trên bề mặt, đây có thể là câu chuyện "cần tuyển thêm người giỏi" hay "cần tăng ngân sách". Nhưng đi sâu vào, vấn đề không nằm ở con người — cũng không nằm ở ngân sách.

03 · Nguyên nhân gốc rễ

Đội ngũ có tâm huyết — nhưng đang vận hành theo kiểu tự phát

Khi ScaleUP cùng đội ngũ MeSchool đi sâu rà soát toàn bộ hoạt động Telesales — từ quy trình tiếp nhận leads đến cách phân loại, chăm sóc, follow-up và chuyển đổi — một bức tranh rõ ràng hơn lộ ra: đội ngũ Telesales của MeSchool có tâm huyết với giáo dục — nhưng đang vận hành theo kiểu tự phát, không có nền móng để các nỗ lực cá nhân cộng hưởng thành kết quả của hệ thống. Ba điểm nghẽn hệ thống được nhận diện:

1

Đội ngũ hoạt động không có quy trình chuẩn

Mỗi tư vấn viên một cách làm, mỗi ca trực một phong cách, không có kịch bản thống nhất cho từng giai đoạn tiếp cận phụ huynh. Cùng một câu hỏi của phụ huynh có thể nhận được ba câu trả lời khác nhau từ ba tư vấn viên khác nhau. Doanh nghiệp đang phụ thuộc hoàn toàn vào năng lực cá nhân thay vì sức mạnh hệ thống.

2

Không có cơ chế phân loại và chấm điểm leads

Mỗi ngày có hàng trăm leads đổ về từ nhiều kênh — quảng cáo, giới thiệu, sự kiện — nhưng đội ngũ không có cách nào để biết nên ưu tiên ai trước. Lead chất lượng cao bị xếp ngang hàng với lead chỉ tò mò, dẫn đến nguồn lực phân tán và phụ huynh thật sự cần được phục vụ thì lại không được phản hồi kịp.

3

Không có cam kết thời gian và follow-up tự động

Cuộc gọi nhỡ trở thành chuyện bình thường vì không có Service Level Agreement rõ ràng. Lead nguội dần rồi mất hẳn vì không có cơ chế nhắc nhở — leads bị xử lý hoặc bị quên hoàn toàn dựa vào trí nhớ của tư vấn viên.

Tổng hoà lại, MeSchool chưa có một "hệ thống Telesales chuẩn hoá theo tiêu chuẩn bán lẻ hiện đại" đủ vững để hấp thụ và chuyển hoá hiệu quả lượng leads ngày càng lớn. Đây là vấn đề chuẩn hoá — không phải vấn đề con người, cũng không phải vấn đề thị trường.

04 · Tầm nhìn khách hàng

Khách hàng nói họ cần một cách nào đó để…

"

…gia tăng hiệu quả tuyển sinh, đảm bảo đủ tỷ lệ lấp đầy học sinh mỗi khi mở rộng thêm cơ sở mới — mà không phải phụ thuộc vào việc "gặp đúng người giỏi" hay tăng ngân sách quảng cáo liên tục.

— Tầm nhìn đội ngũ MeSchool chia sẻ cùng ScaleUP

Đội ngũ MeSchool không tìm một cú đột phá ngắn hạn để cứu một tháng tuyển sinh kém. Họ tìm một nền móng vận hành Telesales đủ vững để mỗi khi mở thêm một cơ sở mới, hệ thống đã sẵn sàng hấp thụ leads và chuyển hoá thành học sinh thực — không cần phải bắt đầu lại từ đầu.

05 · Giải pháp ScaleUP

Chuẩn hoá Telesales toàn diện — Framework SCALEUP 360

Việc tuyển sinh cho hệ thống giáo dục hoạt động theo mô hình đa kênh phức tạp — với nhiều điểm chạm từ Online (Telesales) tới Offline (cơ sở vật chất, đội ngũ giáo viên, lễ trải nghiệm). ScaleUP áp dụng Framework SCALEUP 360 — bộ phương pháp độc quyền của ScaleUP cho doanh nghiệp bán lẻ và dịch vụ hiện đại — giúp MeSchool chuẩn hoá hoạt động Telesales toàn diện. Triết lý xuyên suốt: chuẩn hoá từ gốc, đi đủ các trục vận hành cốt lõi, để đội ngũ Telesales chuyển từ vận hành tự phát sang vận hành như một hệ thống có thể nhân bản.

1

Chuẩn hoá quy trình hoạt động và hệ thống báo cáo

Xây dựng bộ Quy trình Vận hành Chuẩn (Standard Operating Procedure) cho toàn bộ chu trình Telesales — từ tiếp nhận leads, phân loại, gọi lần đầu, follow-up, chốt hẹn, đến chuyển giao xuống cơ sở. Mỗi tư vấn viên, mỗi ca trực đều chạy theo cùng một chuẩn.

2

Chuẩn hoá cam kết chất lượng dịch vụ

Thiết lập tiêu chuẩn rõ ràng về thời gian phản hồi, tỷ lệ trả lời cuộc gọi, tần suất follow-up — và gắn các tiêu chuẩn (Service Level Agreement) này vào bộ chỉ số đánh giá hiệu suất hằng ngày của đội ngũ.

3

Chuẩn hoá trải nghiệm tuyển sinh xuyên suốt

Đảm bảo phụ huynh nhận được cùng một thông điệp, cùng một phong cách phục vụ ở mọi điểm tiếp xúc — từ cuộc gọi đầu tiên qua Online đến buổi tham quan cơ sở Offline.

4

Hệ thống chấm điểm leads + AI + tự động hoá

Mỗi lead được chấm điểm theo mức độ sẵn sàng, được phân về đúng tư vấn viên có năng lực phù hợp, và được nhắc nhở follow-up tự động — để không một lead chất lượng nào bị rơi vì lý do quên.

Điểm khác biệt của Framework SCALEUP 360: đơn giản, thực chiến, áp dụng tới đâu có kết quả tới đó — không đòi hỏi doanh nghiệp phải đập đi làm lại hay đầu tư hệ thống công nghệ khổng lồ mới bắt đầu được.
06 · Kết quả

Câu chuyện ba chương — chuyển từ tự phát sang hệ thống

Hành trình chuẩn hoá Telesales của MeSchool diễn ra theo ba chương — mỗi chương đặt nền cho chương kế tiếp.

Chương 01
Đặt lại nền
Chuẩn hoá quy trình & cam kết dịch vụ

Mở đầu hành trình, MeSchool cùng ScaleUP bắt đầu từ điểm sâu nhất: viết lại bộ Quy trình Vận hành Chuẩn cho toàn bộ chu trình Telesales và thiết lập Service Level Agreement cho mọi điểm tiếp xúc với phụ huynh — từ thời gian trả lời cuộc gọi đến tần suất follow-up.

Song song, hai bên thiết kế hệ thống báo cáo Telesales hằng ngày để đội ngũ và lãnh đạo cùng đọc một bức tranh duy nhất về sức khoẻ của phễu tuyển sinh.

Kết quả của chương này không nhìn thấy ngay trên báo cáo tuyển sinh, mà nằm ở chỗ doanh nghiệp đã có một kiến trúc Telesales đủ chuẩn để bắt đầu lớn lên: quy trình rõ ràng, cam kết đo lường được, đội ngũ cùng đọc một ngôn ngữ.

Chương 02
Khi hệ thống bắt đầu chạy
Chấm điểm leads + AI + tự động hoá

Khi nền quy trình đã cứng, MeSchool triển khai từng lớp công cụ giúp đội ngũ Telesales làm việc thông minh hơn, không phải nặng tay hơn:

  • Hệ thống chấm điểm và phân loại leads đi vào vận hành — mỗi lead được chấm điểm theo mức độ sẵn sàng, được phân về đúng tư vấn viên có năng lực phù hợp.
  • AI và tự động hoá được áp dụng vào hoạt động tuyển sinh — nhắc nhở follow-up tự động, gợi ý thông điệp phù hợp với từng nhóm phụ huynh, theo dõi vòng đời lead.
  • Chế độ chăm sóc khách hàng chuyển từ giờ hành chính sang 24/7 — phụ huynh quan tâm bất cứ lúc nào cũng có cách để được phản hồi.

Đây là chương mà các con số bắt đầu nói chuyện: tỷ lệ cuộc gọi nhỡ giảm từ 34% xuống chỉ còn 1%, tỷ lệ follow-up từ 16% tăng lên 81%.

Chương 03 · Bước ngoặt
Lật trang mới
Telesales sẵn sàng cho mỗi cơ sở mở mới

Khi quy trình, công cụ và đội ngũ cùng vận hành trên một nền chuẩn hoá, MeSchool bước sang một trạng thái Telesales hoàn toàn khác:

  • Tỷ lệ chuyển đổi lead thành khách hàng tăng 100% — mỗi đồng quảng cáo giờ mang về gấp đôi học sinh thực so với trước.
  • Tỷ lệ chốt hẹn và tỷ lệ khách tới hẹn cùng tăng 30% — phễu tuyển sinh trở nên dày và ổn định hơn rõ rệt ở từng giai đoạn.
  • Chi phí quảng cáo trên mỗi khách hàng giảm 20% — vòng lặp "càng mở rộng càng chi nhiều ads" đã được phá vỡ.
  • Hiệu suất nhân viên tăng 100% — cùng một đội ngũ, làm được gấp đôi việc, vì không còn phải vận hành theo cảm tính.

Quan trọng hơn những con số: đội ngũ Telesales của MeSchool đã được chuẩn hoá và hiện đại hoá, sẵn sàng đáp ứng nhu cầu tuyển sinh lớn trong tương lai một cách hiệu quả. Mỗi khi MeSchool mở thêm một cơ sở mới, hệ thống Telesales đã sẵn sàng hấp thụ leads và chuyển hoá thành học sinh thực — không cần phải bắt đầu lại từ đầu.

Đây là dấu mốc khép lại một chương — và mở ra một MeSchool tự tin mở rộng quy mô trên một nền vận hành tuyển sinh đã được chuẩn hoá.

Bài học cho các chủ chuỗi giáo dục và dịch vụ

Rất nhiều chủ chuỗi giáo dục, dịch vụ, y tế đang lặp lại cùng một vòng luẩn quẩn: thấy tuyển sinh chậm thì đẩy thêm ngân sách quảng cáo, thấy đội ngũ không đủ thì tuyển thêm người giỏi, thấy phụ huynh không gọi lại thì cho rằng "thị trường khó". Nhưng nếu hệ thống Telesales bên dưới chưa được chuẩn hoá, mỗi nỗ lực mới đều đang đổ vào một cái xô có lỗ.

Câu chuyện MeSchool cho thấy một điều: vấn đề Telesales tuyển sinh kém hiệu quả ít khi nằm ở con người. Đội ngũ có tâm huyết. Phụ huynh có nhu cầu. Sản phẩm có chất lượng. Cái thiếu là một kiến trúc vận hành — quy trình, cam kết dịch vụ, hệ thống chấm điểm leads, công cụ tự động hoá — đủ vững để các nỗ lực cá nhân cộng hưởng thành kết quả của hệ thống.

Trước khi tăng ngân sách quảng cáo hay tuyển thêm tư vấn viên, hãy tự hỏi: hệ thống Telesales của mình đã đủ chuẩn để hấp thụ leads chưa — hay đang đổ thêm vào cái xô có lỗ?

Bước tiếp theo

Câu chuyện MeSchool có gợi cho bạn điều gì quen thuộc?

Nếu bạn cũng đang điều hành một chuỗi giáo dục, dịch vụ vừa và nhỏ — hoặc bất kỳ doanh nghiệp nào có đội ngũ Telesales/CSKH — và nhận ra một vài điểm trong câu chuyện này, có hai cách để bắt đầu cùng ScaleUP.

Tư vấn 1-1

Đặt lịch tư vấn cùng chuyên gia Nguyễn Quốc Tuấn — Founder & CEO ScaleUP

Trao đổi trực tiếp về tình trạng doanh nghiệp của bạn. Phù hợp với chủ chuỗi đã có kế hoạch chuẩn hoá hoặc đang tìm hướng đi rõ ràng cho năm tới.

Đặt lịch tư vấn →
Tự đánh giá miễn phí

Tự đánh giá lỗ hổng vận hành — chỉ 2 phút

Bộ công cụ Health Check theo Framework SCALEUP 360 giúp bạn tự chấm điểm doanh nghiệp ở từng trục vận hành và nhận báo cáo cá nhân hoá về những lỗ hổng đáng ưu tiên xử lý nhất.

Bắt đầu Health Check →
Cả hai bước trên đều miễn phí. Bạn chọn cách nào trước cũng đều dẫn tới cùng một đích — hiểu rõ doanh nghiệp đang đứng ở đâu, và bước kế tiếp nên là gì.